一般購買
製品概要
ワークフロー対応の購買申請、発注、検収、支払依頼、予算管理をカバー
広告宣伝発注、印刷物発注、コンピュータ購入など、予算管理や申請・承認ワークフロープロセスの確立が
必要なサービス・物品の購買に最適なシステムです。
債務管理システムのフロントシステムとして、 営業担当者、購買業務担当者、承認権限者が利用し、経理に対して支払依頼する運用を想定しています。
一般経費取引にも内部統制の強化が必要な企業、外貨取引が発生する企業にピッタリなです。
バイリンガルですので、外国人が上司にいるなどの外資系企業では、Plaza-i経費精算システムとともに
是非ご利用いただきたいシステムです。
製品詳細
特徴
経費計上されるサービスもしくは一般購買物品に関する、購買申請、承認、発注、検収、支払依頼、予算管理の業務につき、以下のような課題をお持ちのお客様に最適なシステムです。
- 稟議書の作成に手間が掛かりすぎている
- 見積書に手書き承認しているが、二度提出すると承認者が二重に承認してしまう
- 申請者側も、この案件は承認を貰ったのか、発注していいのか、管理が大変
- 後から予算オーバーと言われるので、月次試算表を貰って、発注情報をエクセルで加算しながらチェックしているが、手間が掛かりすぎて負担
- 分納が多く、注文書とのチェックが大変
- 見積時点では相見積もりなどを取り、単価を相当チェックしているが、発注、納品を経て数ヶ月後に請求書が来ても数量はとにかく単価まで正直チェックしてられない
- 業者から二重請求されても、現状は個人の注意に頼っており、本当にチェックするのは無理
主なメニュー
広告宣伝発注、印刷物発注、コンピュータ購入など、予算管理や申請・承認ワークフロープロセスの確立が必要な
サービス・物品の購買に最適なシステムです。
- 申請承認状況照会（ポータル画面）
- 一般購買申請入力、照会
- 発注書印刷
- 一般購買検収実績照会
- 一般購買予算実績照会
- 予算年度マスター
- 組織品目予算入力
- 一般購買品目マスター
製品詳細
購買申請入力
購買申請書を購買申請者が入力します。明細は注文書に表示される業務上の品目です。その後ろに、
会計上の計上勘定科目や消費税属性が紐付いていますので、業務担当者でも簡単に入力することが出来ます。
納品先を指定することも可能です。
ワークフロー対応の承認プロセス
全体フロー
例えば、100万円未満の取引であれば部長のみの承認
でよいが、100万以上の取引の場合は社長と部長の承認が必要になる、というようなルールを承認マスターに登録することが出来ます。
申請者は申請金額に基づきPlaza-iが要求した権限レベルの承認者を必要人数、選択または自動決定して承認（回覧）ルートを決定します。
自分より前（下位）のレベルの承認者が承認していない
取引については承認画面に表示させないよう設定することができます。
代理申請、代理承認に対応しています
一般購買申請伝票の申請者かもしくは作成者のどちらかであればその伝票を操作することができます。例えば、自分のアシスタントに申請者を自分として入力してもらうことにより、代理申請が可能です。
また通常の承認者が出張中の場合等は、同一レベルの権限者であれば、在席中の承認者に承認を求めることも可能です。また、申請後に不在となった場合にも、承認者変更に対応しています。
分納対応した検収入力
一度に納品されなくても、納品の都度検収入力することが出来ます。
注文金額以上に検収出来るかどうか、その場合、いくらまで増額を認めるかマスター設定することが出来ます。
これにより、正当な権限者により承認（発注）された品物（物品並びにサービス）だけを受け取るというコントロール目標を実現することが出来ます。
組織・品目別に予算消化状況をチェック
予算を組織・品目別に登録するため、予実績比較を組織・品目別、品目・組織別、組織別、品目別など
様々な視点から行うことができます。
実績と対比は、会計データではなく、申請データを利用しますので、検収の段階に入らなくても、入力済、申請済、承認済の段階から予算の消化状況をリアルタイムで確認することが出来ます。
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